L’archivage n’est plus à considérer comme le simple fait de classer et de ranger les documents de l’entreprise. Il doit être vu comme un moyen efficace de faire fonctionner cette dernière. Explications.
Qu’est-ce que la dématérialisation ou transfert d’archives ?
Tout le monde désormais a pris l’habitude d’envoyer des mails. L’apparition d’internet a déjà dématérialisé certains de nos échanges tant personnels que professionnels. L’ajout de pièces jointes nous a permis de maitriser la fonction de numériser un document (de le scanner), pour pouvoir échanger avec un client, un fournisseur.
Mais qu’en est-il des documents papier ? Tous ces papiers retracent l’historique de l’activité, depuis sa création et ils doivent pouvoir être fournis à la demande d’une instance ou d’une personne qui ne reconnaitrait pas la valeur juridique d’un document numérisé (alors que celle-ci a été pourtant établie).
Non seulement il faut transformer tous les documents papier en documents numérisés, mais il faut aussi adopter un système de classement drastique.
Pourquoi déléguer l’archivage de vos documents d’entreprise ?
On peut déjà mettre en avant l’aspect extrêmement chronophage de ce travail. S’il est possible de dédier une personne pour le faire, il faut ensuite que l’ensemble des salariés adopte la méthode de classement, pour pouvoir avoir un ensemble cohérent. Il ne faut pas oublier que plus une entreprise est grande, plus les services distincts se multiplient. Il faut pourtant que le processus de dématérialisation, de conservation etc…soit le même. Un casse-tête.
C’est pour cela que de nombreux chefs d’entreprise ; conscients de l’enjeu stratégique, que peut représenter la digitalisation et la sauvegarde de l’ensemble de leurs documents ; préfèrent désormais externaliser ce travail à des entreprise spécialisées. Celles-ci proposent des solutions sur-mesure en fonction de la taille, du domaine d’activité mais aussi des souhaits du gérant.
Votre entreprise déménage : que vont devenir vos archives ?
Comme il est possible de vous voir demander un document papier, vous devez conserver vos archives. En fonction de la place que vous pouvez dédier à ces boîtes, vous avez peut-être une pièce spécifique. Mais êtes-vous assuré que celle-ci présente des conditions propices à l’entreposage ? Que se passera’ t-il s’il y a un départ de feu ou un dégât des eaux ?
Une jeune entreprise peut commencer cette dématérialisation, car les documents sont encore peu nombreux. Mais un autre problème se pose, récurrent : celui du temps. Il faut arriver à en dégager alors que l’on souhaite, en priorité, se consacrer à son cœur de métier.
Si l’entreprise est créée depuis des années, il faut, là aussi, parvenir à classer ces documents (ordre alphabétique ? Par année ? Par client ?) et les trier au fur et à mesure qu’ils deviennent obsolètes. Ces mêmes entreprises peuvent vous proposer des solutions de stockage idéales. Cela vous permet de gagner de la place dans votre entreprise, sans sacrifier ces précieux documents.
Mieux, si un développement de votre activité ou une opportunité de partenariat, vous pousse à déménager, vos archives changent de lieu avec vous, dans les meilleures conditions.